Arkiv

1. Dokumenter som blir til som ledd i en virksomhet, det vil si dokumenter som mottas eller produseres som ledd i virksomheten hos en arkivskaper og samles som resultat av denne virksomheten.

2. Oppbevaringssted for arkiv.

3. Organisatorisk enhet som utfører oppgaver knyttet til arkiv, også kalt arkivtjeneste.

4. Det samme som arkivdepot.

Arkiv- og saksbehandlingssystem System for arkivering og saksbehandling. Vanligvis brukt om systemer for elektronisk arkivering og saksbehandling.

Arkivalier benyttes om alle typer av korrespondanse, trykksaker, datafiler, tegninger, fotografier osv. som skal arkiveres.

Arkivansvarlig Arkivforskriftens betegnelse (§ 2-1) på den som har det daglige ansvar for arkivarbeidet i et offentlig organ, og som leder organets arkivtjeneste. Vanligvis benyttes tittelen arkivleder.

Arkivbegrensning Å holde utenfor eller fjerne fra arkivet dokumenter som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, jf. arkivforskriften § 3-18.

Arkivbestand Den samlede bestand av arkivmateriale hos en arkivskapende enhet eller et arkivdepot.

Arkivdepot Institusjon eller annen organisatorisk enhet hvor bevaringsverdig arkivmateriale oppbevares permanent. Arkivdepotet avlaster arkivskaperen for lagring av eldre arkivmateriale og legger forholdene til rette for betjening av brukere som er interessert i materialet.

Arkivdokument Dokument som mottas eller produseres som ledd i den virksomhet et organ utøver, og som ikke er gjenstand for arkivbegrensning. Se også saksdokument.

Arkiveksemplar Det eksemplar som arkiveres når et dokument finnes i flere eksemplarer.

Arkivering Det å plassere et dokument i organets arkiv. For arkivmateriale på papir benyttes også betegnelsen arkivlegging, for elektronisk materiale snakker man vanligvis om lagring.

Arkivformat Standardisert format for elektronisk arkivering og langtidslagring av dokumenter. Spesifisert i Riksarkivarens forskrift kapittel VIII. Se også Produksjonsformat.

Arkivfortegnelse Fortegnelse (liste) over arkivmateriale som for eksempel benyttes ved bortsetting.

Arkivkode En kode («verdi») som tildeles den enkelte sak i sakarkivet ut fra et ordningsprinsipp i en arkivnøkkel. Alt etter hvilket ordningsprinsipp som er benyttet, kan arkivkoden enten være en emnekode eller en objektkode, og den kan bestå av tall, bokstaver og andre tegn eller en blanding av disse. Tildeling og påføring av arkivkode kalles klassering.

Arkivleder Daglig leder for arkivarbeidet og arkivtjenesten i et organ. Arkivforskriften benytter betegnelsen arkivansvarlig om denne funksjonen.

Arkivlokale Rom der man oppbevarer arkivmateriale over lengre tid, jf. arkivforskriften § 4-1.

Arkivplan Samlet oversikt over arkiv og arkivfunksjoner i et organ. Ifølge arkivforskriften § 2-2 skal arkivplanen vise hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert. Dessuten skal den vise hvilke instrukser, regler og planer som gjelder for arkivarbeidet.

Arkivskaper En organisatorisk enhet eller en person som skaper arkiv som ledd i sin virksomhet. En arkivskaper kan være et offentlig organ, en bedrift, en organisasjon, en institusjon, en stiftelse og liknende eller en del av en slik enhet.

Arkivsystem System (vanligvis elektronisk) som benyttes til å registrere, administrere, oppbevare og gjenfinne dokumentene som inngår i et arkiv, så vel elektronisk som manuelt arkiv. Et arkivsystem inneholder en samling dokumenter, dokumentbeskrivelser og funksjoner for (dokument)vedlikehold, administrasjon, utlån, søking, rapportutskrifter, statistikk mv.

Arkivverket Statlig etat som p.t. består av Riksarkivet, 8 statsarkiver og Samisk arkiv og ledes av Riksarkivaren. Jf. arkivloven § 4.

Autentisitet (autentisk dokument) Ekthet eller opprinnelighet. Et autentisk dokument er et dokument som er hva det gir seg ut for å være..

Avgradering Oppheving av gradering.

Avhending av arkiv Overlate arkivmateriale til en instans utenfor eget organ.

Avlevering Overføring av eldre og avsluttet arkiv til arkivdepot, jf. arkivforskriften § 5-1.

Avleveringsliste Arkivliste over materiale som avleveres til arkivdepot.

Avleveringsplikt Offentlige organers plikt til å avlevere sine arkiver til arkivdepot.

Avleveringsregler Bestemmelser som regulerer avlevering av arkivmateriale

Avsluttet arkiv Arkiv etter en arkivskaper som har opphørt å eksistere.

Bevaring Å ta vare på arkivmateriale over tid. I arkivforskriften betyr bevaring at materialet oppbevares for framtiden og avleveres til arkivdepot, jf. § 3-18.

Bortsetting At arkivmateriale etter en tid (vanligvis etter et bestemt antall år, jf. Arkivperiode) tas ut av aktivt arkiv og settes bort på et dertil egnet sted. Se også Bortsettingsarkiv.

Bortsettingsarkiv
1. Materiale som er satt bort etter de prinsipper som er beskrevet under bortsetting. Andre fase i arkivmaterialets livssyklus.
2. Oppbevaringssted for bortsettingsarkiv.

Bortsettingsliste Arkivliste over materiale som overføres til bortsettingsarkiv.

Dagligarkiv Arkiv som er i daglig bruk hos arkivskaper. Se også Aktivt arkiv.

Database Strukturert samling av søkbar informasjon, lagret på elektroniske medier.

Datastruktur Utformingen av de enkelte dataelementene i et system og forholdet mellom dem.

Datatilsynet Et uavhengig forvaltningsorgan administrativt underlagt Kongen og Justisdepartementet. Datatilsynet har bl.a. tilsynsoppgaver knyttet til personvern og behandling av personopplysninger. Oppgavene er spesifisert i personopplysningsloven § 42.

Delarkiv Enkeltarkiv skapt av en arkivskaper som er del av en større enhet, for eksempel en eller flere avdelinger i et offentlig organ.

Depotansvar Ansvar for å etablere og drive arkivdepoter. I staten er depotansvaret tillagt Riksarkivaren, mens det i kommunal sektor er tillagt den enkelte kommune og fylkeskommune.

Depotansvarlig I kommunal sektor: en instans som etableres for å ivareta kommunens eller fylkeskommunens løpende depotansvar, jf. arkivforskriften § 5-1.

Depotarkiv Eldre eller avsluttet arkiv. Siste fase i arkivmaterialets livssyklus. Depotarkiv skal normalt avleveres til arkivdepot.

Digital lagring Lagring av informasjon i digital form, dvs. ved digital representasjon, på et elektronisk medium. I håndboken benyttes begrepet elektronisk lagring.

Digital representasjon Representasjonsform hvor all informasjon representeres ved kombinasjoner av to alternative verdier som vanligvis betegnes 0 og 1. Digital representasjon kan benyttes på alle typer informasjon – tekst, lyd, bilder osv. Digital representasjon benyttes i datamaskiner og på elektroniske medier.

Digital signatur Elektronisk verktøy (en form for kodesystem) som benyttes til å identifisere utstederen av et dokument. Dette gjør det mulig å verifisere om et elektronisk dokument er autentisk og uforandret.

Dokument Etter arkivloven § 2: en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, framvisning eller overføring. Tilnærmet samme, men en noe utvidet definisjon er benyttet i forvaltningsloven og offentlighetsloven: en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, framføring, overføring eller lignende.

Dokumentasjon Dokument(er) som stadfester eller beviser, dvs. dokumenterer, at bestemte handlinger har funnet sted.

Dokumentasjonsverdi Den verdi et arkivmateriale (et eller flere dokumenter) har som dokumentasjon. I arkivlovens formålsparagraf er dokumentasjonsverdi et viktig kriterium for å ta vare på arkiver (1) (selv om ikke begrepet er eksplisitt benyttet der). Dessuten benyttes det som kriterium for journalføringsplikt (arkivforskriften § 2-6) og for arkivbegrensning (arkivforskriften § 3-18).

Dokumentflyt Dokumentenes «flyt» eller «gang» fra ledd til ledd i en behandlingsprosess.

Dokumentnummer Se Saks- og dokumentnummer.

Egenprodusert dokument Dokument produsert i eget organ, dvs. utgående dokumenter og interne dokumenter.

Ekspedisjonsdato Dato som angir når et dokument er sendt (ekspedert).

Eksternt dokument Dokument som inngår i korrespondanse med instanser utenfor organet, dvs. inngående eller utgående dokument.

Elektronisk … Det at informasjon, oppgaver, behandlingsformer eller fysiske medier er tilrettelagt for behandling med elektroniske systemer (IT-systemer) på en datamaskin. Begrepet brukes i en rekke sammensetninger som elektronisk arkiv, elektronisk saksbehandling, elektroniske medier osv. Sammensetninger som krever egen beskrivelse, står som oppslagsord i listen – se nedenfor.

Elektronisk arkiv Arkiv som består av elektroniske dokumenter.

Elektronisk dokument Et dokument lagret på elektronisk medium og tilrettelagt for gjenfinning, prosessering og kommunikasjon ved hjelp av en datamaskin.

Elektronisk fagsystem Elektronisk støttesystem som er spesialisert for saksbehandlingen i et organ, ofte tilrettelagt for håndtering av et stort antall saker som krever likeartet behandling.

Elektronisk journal Journal i elektronisk form. Det samme som elektronisk journalsystem. Elektronisk journal er en nødvendig del av et elektronisk arkivsystem eller et arkiv- og saksbehandlingssystem i den offentlige forvaltning.

Elektronisk lagring Lagring av dokumenter og annen arkivrelatert informasjon, for eksempel journalopplysninger, på et elektronisk medium.

Elektronisk registermateriale Registre i elektronisk form, vanligvis databaser.

Elektronisk saksbehandling Saksbehandling basert på elektronisk dokumentflyt, saksgang og annen IT-støtte i behandlingsprosessen.

Elektronisk saksgang Det at saksgangen styres, kontrolleres og dokumenteres i et elektronisk system. Inngår i elektronisk saksbehandling.

Emnekode Arkivkode etter et ordningsprinsipp basert på inndeling etter emne. En emnekode er vanligvis en hierarkisk ordnet tallkode (dvs. at første siffer er overordnet andre siffer osv.) eller en kombinasjon av bokstaver og tall. Se også Arkivnøkkel.

E-postmottak Elektronisk «postkasse» for å ta imot meldinger og dokumenter sendt via e-post. Organer som benytter e-post, skal ha et sentralt e-postmottak som er knyttet til organets arkivtjeneste, jf. arkivforskriften § 3-2.

Fagsaker Saker som ligger innenfor et organs ansvarsområde – til forskjell fra saker som gjelder organets egenforvaltning.

Forfall(sdato) Frist for behandling av et mottatt dokument.

Forvaltningsorgan I håndboken brukt synonymt med offentlig organ.

Gradering Påføring av kode etter sikkerhetsloven og beskyttelsesinstruksen for å skjerme dokumenter mot uautorisert innsyn.

Inngående dokument Dokument som et organ mottar fra en annen instans.

Innsyn Det å gjøre seg kjent med opplysninger eller hele innholdet i et eller flere dokumenter.

Internt dokument Etter offentlighetsloven § 14: Dokument som er utarbeidet for et forvaltningsorgans interne saksforberedelse, enten av organet selv eller av et underliggende organ, av særlige rådgivere eller sakkyndige eller av et departement til bruk i et annet departement.

Journal Register over saksdokumenter som behandles i et organ. Se også Journalføring. (I helsesektoren benyttes begrepet «journal» vanligvis om pasientjournaler.)

Journal- og arkivsystem System (vanligvis elektronisk) som kombinerer funksjonene i et journalsystem og et arkivsystem.

Journalførende enhet En organisatorisk enhet som fører journal. En journalførende enhet kan være hele arkivtjenesten i et organ eller del av denne.

Journalføring Systematisk og fortløpende registrering av opplysninger i en journal. Etter arkivforskriften § 2-6 skal man registrere alle inngående og utgående saksdokumenter som er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Organinterne dokumenter registreres i den grad man finner det hensiktsmessig.

Journalnummer Fortløpende nummer på registrerte dokumenter i en journal. Fortløpende journalnummer er først og fremst benyttet i manuelle journaler. I systemer basert på Noark-standarden, benyttes saks- og dokumentnummer.

Journalopplysninger De opplysninger som inngår i en journal, jf. arkivforskriften § 2-7.

Journalpost En enkelt registrering (innførsel) i en journal, dvs. opplysningene om et saksdokument med eventuelle vedlegg. I elektroniske journaler skal en journalpost alltid være knyttet til en sak, jf. Noark-standarden.

Journalsystem System for journalføring, vanligvis elektronisk. Et elektronisk journalsystem omtales også som elektronisk journal.

Kassasjon Det å kassere, dvs. at arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon, blir tatt ut av arkivet og tilintetgjort. Jf. arkivforskriften § 3-18.

Kassasjonsliste Oversikt over hvilket materiale som skal kasseres eller som er kassert.

Klagesak Sak som gjelder klage på et forvaltningsvedtak. En part i en sak eller andre med rettslig interesse i saken har en generell rett til å bringe saken inn for et høyere organ enn det som har fattet vedtaket. Den generelle klageadgangen er hjemlet i forvaltningsloven.

Klassering Påføre et saksdokument én eller flere arkivkoder etter en arkivnøkkel.

Konsept Dokument utkast.

Konsesjon Tillatelse. Her brukt om konsesjon fra Datatilsynet til å opprette personregistre etter personopplysningsloven.

Konvertering Omforme et elektronisk informasjon fra et format til et annet, slik at informasjonen kan leses og bearbeides med annen programvare enn den som ble brukt til å framstille den. Brukes også om omforming av informasjon mellom maskinlesbare formater og formater som kan leses av mennesker.

Kopibok Systematisk, vanligvis kronologisk, oppstilling av kopier av alle utgående dokumenter i et organ. Kopiboken kan også inneholde egenproduserte vedlegg til dokumentene.

Lagringsformat Format for lagring av elektroniske data, herunder elektronisk arkivmateriale.

Lagringsmedium Medium for lagring av informasjon.

Lenking Henvisninger som knytter sammen dokumenter som tilhører samme sak. Lenking benyttes i manuelle journaler.

Medium Fysisk enhet som bl.a. kan benyttes til å lagre informasjon. Eksempler på slike medier er papir, mikrofilm, videobånd, cd-plater, disketter.

Meroffentlighet Prinsipp som sier at et forvaltningsorgan skal vurdere om et dokument kan gjøres kjent, helt eller delvis, selv om det etter offentlighetslovens bestemmelser er adgang til å unnta det fra offentlighet. Jf. offentlighetsloven § 11.

Noark Standard for elektroniske journal- og arkivsystemer, se Riksarkivaren (1999 og 2008). Etter arkivforskriften er Noark obligatorisk for elektronisk journalføring i offentlig forvaltning.

Normalinstruks Etter arkivforskriften § 5-12 skal Riksarkivaren utarbeidet en normalinstruks for krav til materiale som skal avleveres til kommunal og fylkeskommunale arkivdepoter og for tilbakelån fra slike arkivdepoter. Normalinstruksen vil være retningsgivende for de regler som kommuner og fylkeskommuner selv skal fastsette, men det antas at det vil være et visst slingringsmonn i den detaljerte utforming av kravene.

Notat Internt dokument som utarbeides i organet som ledd i en saksforberedelse. Adressat kan være både en administrativ enhet eller (for kommuner og fylkeskommuner) et folkevalgt organ.

Offentlig arkiv Arkiv som er skapt av et offentlig organ.

Offentlig arkivskaper Arkivskaper i et offentlig organ.

Offentlig journal En kopi av journalen som legges fram allmennheten. Opplysninger som er unntatt fra offentlighet, er strøket ut.

Offentlig organ Etter arkivloven § 2 er et offentlig organ en statlig, fylkeskommunal eller kommunal institusjon eller enhet.

Offentlig utvalg Statlig, fylkeskommunalt eller kommunalt råd, utvalg, nemnd, komité eller lignende, jf. arkivforskriften § 1-2.

Offentlig versjon av dokument En versjon av et dokument som er unntatt fra offentlighet, hvor alle sensitive opplysninger er avskjermet/strøket slik at dokumentet kan offentliggjøres.

Offentlighet Det at et dokument er tilgjengelig for allmennheten, dvs. åpent for innsyn, etter hovedregelen i offentlighetsloven, jf. § 2. Når et dokument unntas fra denne hovedregelen, benyttes begrepet «unntatt fra offentlighet».

Offentlighetsprinsippet Prinsippet om at allmennheten skal ha rett til innsyn i beslutningsprosessene hos den offentlige forvaltning. Offentlighetsprinsippet omfatter dokumentoffentlighet og møteoffentlighet. Se stortingsmelding nr. 32 (1997–98).

Ordningsprinsipp Prinsipp for ordning av arkivmateriale. Det består av to hovedelementer – et inndelingsprinsipp og et rekkeordningssystem. Ordningsprinsippene for et sakarkiv er vanligvis beskrevet i en arkivnøkkel.

Organ I håndboken for det meste bruk i betydningen offentlig organ, jf. arkivloven § 2. Merk også begrepene folkevalgt organ, kollegialt organ og politisk organ. Disse er ikke offentlige organer i arkivlovens forstand, men offentlige utvalg etter arkivforskriften § 1-2.

Organinternt dokument Dokument som et offentlig organ har utarbeidet for sin interne saksforberedelse.

Part Person eller virksomhet som berøres av avgjørelsen i en sak.

Partsinnsyn Det at den som er part i en sak, får gjøre seg kjent med innholdet i sakens dokumenter. Retten til partsinnsyn er regulert i forvaltningsloven § 18.

Pasientjournal Helseinstitusjoners og primærlegers dokumentasjon av behandlingen av den enkelte pasient. En pasientjournal består både av registrerte opplysninger og dokumenter. I helsesektoren brukes gjerne begrepet journal om pasientjournaler, mens det i forvaltningen for øvrig, og i denne håndboken, brukes om postjournaler.

Periodisering Sette et kontrollert tidsskille i arkivet med jevne eller ujevne mellomrom. Dette innebærer at alle saker med dokumenter som har vært registrert innenfor et fast tidsrom (en arkivperiode) settes bort samtidig, og utgjør en egen enhet i bortsettingsarkivet. I elektroniske journal- og arkivsystemer (Noark) foretas periodisering ved at alle registreringer innenfor en eller flere arkivperioder tas ut av den aktive Noark-basen og legges i en historisk base og/eller bevares i form av utskrift på papir eller mikrofilm.

Personopplysning Etter personopplysningsloven § 2: Opplysning og vurdering som kan knyttes til en enkeltperson.

Personregister Etter personopplysningsloven § 2: Register, fortegnelse mv. der personopplysninger er lagret systematisk slik at opplysninger om den enkelte kan finnes igjen.

Personvern Å sikre at personopplysninger behandles på en slik måte at de ikke skader personens interesser.

Politisk organ I utgangspunktet det samme som et folkevalgt organ. Men styrer, råd og utvalg som er oppnevnt av et folkevalgt organ, vil også i en del tilfeller bli betraktet som politiske organer. Et politisk organ er ikke et offentlig organ i arkivlovens forstand.

Postjournal Se Journal.

Postliste En liste over journalførte saksdokumenter som er mottatt i et bestemt tidsrom.

Privat arkiv Arkiv som ikke er offentlig arkiv etter arkivloven.

Produksjonsformat Format som et elektronisk dokument er produsert i, dvs. vanligvis det lagringsformatet som benyttes av et tekstbehandlingssystem.

Proveniens Arkivmaterialets opphav, dvs. hvem som er arkivskaperen.

Rensing Fjerning av binders, plast mv. fra arkivmappene.

Restanse Mottatt dokument som ikke er avskrevet.

Restansekontroll Oversikt over og kontroll med restanser.

Restanseliste Liste over restanser.

Riksarkivaren Leder for Arkivverket og Riksarkivet. Etter arkivloven og arkivforskriften har Riksarkivaren omfattende ansvar og myndighet overfor den offentlige forvaltning i arkivspørsmål. Se også Arkivmyndighet.

Riksarkivet Arkivdepot for den sentrale statsforvaltning. Del av Arkivverket.

Sak
1. Abstrakt: Et spørsmål som er til behandling på grunnlag av en henvendelse utenfra eller på initiativ fra organet selv (jf. forvaltningsloven og offentlighetsloven). Begrepet benyttes også om selve behandlingsforløpet.
2. Konkret: En sak omfatter de saksdokumenter, registreringer, påskrifter og liknende som oppstår og/eller inngår i behandlingsforløpet.
3. I elektroniske journal- og arkivsystemer (Noark): En sak består av én eller flere journalposter med tilhørende dokumenter, som er knyttet sammen under en felles identitet (saksnummer).

Sakarkiv Den delen av arkivet som består av saksdokumenter. Merk at begrepet saksdokument i noen tilfeller også benyttes om dokumenter som ligger utenfor det man normalt vil betrakte som sakarkivet.

Saks- og dokumentnummer Identifikasjonsnummer for registrerte dokumenter i et elektronisk journal- og arkivsystem basert på Noark-standarden. Nummeret tildeles den enkelte journalpost når den opprettes. Saksnummeret er et felles identifikasjonsnummer for hele saken, mens dokumentnummeret er et løpenummer for registrerte dokumenter (journalposter) innenfor saken.

Saksbehandler Den person i organet som står for behandlingen av en sak eller enkeltdokumenter i en sak.

Saksbehandling Vurdering av informasjon knyttet til en intern eller ekstern problemstilling og utarbeidelse av det nødvendige grunnlag for en beslutning eller et vedtak.

Saksbehandlingssystem System for elektronisk saksbehandling.

Saksdokument Etter offentlighetsloven er forvaltningens saksdokumenter dokumenter som er utferdiget av et forvaltningsorgan, og dokumenter som er kommet inn til eller lagt fram for et slikt organ. I arkivsammenheng brukes begrepet i hovedsak på samme måte, men litt mer avgrenset, jf. kapitlene 6.1.1 og 9.1.1. Et saksdokument er alltid et arkivdokument, men ikke alle arkivdokumenter er saksdokumenter.

Saksgang «Gangen» i behandlingen av en sak, dvs. selve behandlingsprosessen. Omfatter de trinn eller faser som en sak følger fra den oppstår til den er avsluttet.

Sakjournal Journal hvor journalpostene alltid er knyttet til en sak og ordnet etter saker.

Saksnummer Unikt identifikasjonsnummer for den enkelte sak. Se også saks- og dokumentnummer.

Saksoppfølging Det å følge opp behandlingen av en sak, for eksempel kontroll av behandlingen i forhold til forfall, restansekontroll mv.

Sakstittel Tittel på en sak i arkivet. Sakstittel registreres i journalen og føres på saksomslaget.

Sletting Tilintetgjøring av opplysninger eller dokumenter. Begrepet benyttes bl.a. i personregisterloven og personopplysningsloven.

Sentralisert arkivordning Arkivordning hvor et organ har kun én arkivskaper og ett arkiv som er plassert ett sted.

Skanning Omforming (konvertering) av et papirdokument til et digitalt (elektronisk) bildeformat.

Skarpt periodeskille Absolutt periodeskille i arkiv og journal, hvor utskilling og bortsetting foretas straks en periode er avsluttet.

Spesialrom for arkiv Rom for oppbevaring av depotarkiv og bortsettingsarkiv. Det stilles strengere krav til spesialrom enn til andre typer arkivlokaler.

Systemdokumentasjon Beskrivelse av hvordan et system er bygd opp og fungerer. Begrepet brukes først og fremst i forbindelse med elektroniske systemer.

Taushetserklæring Erklæring som en forsker må avgi når vedkommende får adgang til materiale som er undergitt taushetsplikt.

Taushetsplikt Etter forvaltningsloven § 13 og bestemmelser i en rekke særlover: Plikt til å hindre at uvedkommende får adgang eller kjennskap til bestemte typer opplysninger.

Utgående dokument Dokument som et organ sender til en annen instans.

Virksomhet
1. Aktiviteter i et offentlig organ, en organisasjon, bedrift, institusjon og liknende eller hos en person.
2. Et offentlig organ, en organisasjon, bedrift, institusjon eller liknende, eller en del av en slik enhet.