Arkivbegrensninger i Helse Nord-Trøndelag HF

Arkivbegrensning innebærer å hindre at ikke arkivverdig materiale registreres i sak- og arkivsystemet.

Arkivforskriftens intensjon er at offentlige arkiver ikke skal fylles opp med materiale uten dokumentasjonsverdi.
arkivbegrensning kan sees på som et pålegg. Dette betyr at forutsetningene i § 15 Bevaringspåbud i Forskrift for
offentlige arkiv blir fulgt, samtidig som de pålegg som finnes om arkivbegrensning i § 14 Arkivbegrensning blir fulgt.

Hensikt

Hindre unødig registrering av ikke arkivverdig materiale i sak- og arkivsystemet.

Ansvar

Alle brukere av sak- og arkivsystemet.

Helse Nord-Trøndelag HF foretar arkivbegrensning ved poståpning, og foretar allerede da en vurdering av hva som er arkivverdig eller ikke. Dette gjøres i all hovedsak i sakarkivet av kvalifiserte medarbeidere.

Ellers foretas arkivbegrensning når arkivalier skal settes bort og pakkes.

Dokumentkategori

Kommentarer:

Bøker, trykksaker og publikasjoner

Det er utgiveren som har arkiveringsansvaret. Mottaker oppbevarer nødvendige eksemplarer i biblioteket, ikke i arkivskuffene.

Årsmeldinger, rapporter, utredninger, statistikk osv.

Utsteder har oppbevaringsansvar. Brukes noen av rapportene i saksbehandlingen, kan vi ta kopi av førstesiden og legge den på sak

Rundskriv

Behandles som ovenstående. Utgiver har oppbevaringsansvar.

Reklame og tilbud

Reklamemateriell kan sendes for gjennomsyn til interesserte, men skal ikke i arkivet.

Møteinnkallelser og møtereferat osv.

Det meste av dette er bare til orientering. Møteinnkallelser har arkivverdi frem til endelig møtereferat foreligger. Utsteder har oppbevaringsansvar for møtereferat.

Kursinvitasjoner

Arrangør har oppbevaringsansvar. Invitasjoner registreres i ePhorte og sendes direktør der invitasjonen er stilet til Direktør i Helse Nord-Trøndelag HF

Skriv til generell informasjon med kortvarig verdig verdi

Materiale som er av generell karakter med svært kortsiktig interesse skal ikke i arkivet. Som eksempel kan nevnes en melding fra foretakets bankforbindelse vedrørende åpning av ny filial, rutetabeller o.l.

Dokumentkategori:

Kommentarer:

Konsepter (utkast til brev), uferdige manuskript, kladdnotater etc.

Disse kan kasseres når materialet er ferdig. Unntak er kladdnotater som inneholder informasjon som ellers ikke følger saksbehandlingen.

Midlertidig utgave av bearbeidet materiale

Det hender ofte at vi utarbeider skjemaer e.l. i flere versjoner før endelig utgave foreligger. I de aller fleste tilfeller er det tilstrekkelig bare å arkivere det endelige sluttproduktet og ikke alle versjonene.